외부(대외)문서 접수 및 관리

기업이 대외문서를 효율적으로 접수하고 관리하는 것은 사업의 효율성과 법적 준수 측면에서 매우 중요합니다. 체계적인 대외문서 접수 및 관리는 문서 분실을 방지하고 적시에 적절한 대응을 가능하게 합니다. 이러한 관리 체계가 잘 갖추어질 때 문서 처리의 정확성을 높이고 대외 문서의 신뢰성과 보안성을 확보할 수 있습니다.
이 글에서는 총무 담당자의 중 중요한 업무 중 하나인 외부문서의 접수 및 관리 방법에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

1. 문서 접수 시스템 도입

기업에서는 전자 문서 접수 시스템이나 문서 관리 소프트웨어를 도입해 문서의 효율적 관리를 시작할 수 있습니다. 이를 통해 종이 문서 및 전자 문서를 함께 관리할 수 있으며 각 문서의 기록을 체계적으로 남길 수 있습니다. 특히 전자문서 관리 시스템(EDMS, Electric Documents Management System)을 도입할 경우 문서의 접수부터 분류, 저장, 검색, 배포까지 모든 과정을 자동화할 수 있습니다. 

전자문서 관리 시스템의 대표적인 예로는 클라우드 기반 문서관리 시스템과 OCR시스템 등이 있을 수 있습니다. 클라우드 기반 문서 관리 시스템이란 구글 드라이브, 드롭박스와 같은 클라우드 시스템을 활용하여 외부에서 전달된 문서를 안전하게 접수하고 관리할 수 있는 시스템입니다. 이러한 시스템은  파일 공유와 보안성을 강화하는 데 도움이 됩니다. OCR 시스템은 종이문서의 디지털화를 위해 OCR(Optical Character Recognition) 기술을 도입해 종이 문서를 스캔하고 이를 텍스트로 변환하여 전자 문서로 관리할 수 있도록 도와주는 시스템입니다. 이 두 개의 시스템의 도입만으로도 효율적인 문서접수가 가능할 것으로 생각됩니다.

2. 접수 문서의 분류 및 기록

외부에서 문서가 접수되면 해당 문서를 빠르게 분류하고 기록하는 것이 매우 중요합니다. 일반적으로 문서의 종류, 발신처, 우선순위 등의 분류기준을 사용할 수 있습니다. 문서의 종류의 경우에는 계약서, 법적 서류, 요청서, 청구서, 공문 등 문서 유형에 따라 분류합니다. 발신처 기준에 따라 분류하는 경우에는 문서를 발송한 외부 기관이나 개인에 따라 분류합니다. 마지막으로 우선순위에 따른 분류는 처리 기한이 있는 문서나 긴급한 대응이 필요한 문서는 우선순위를 높게 설정해 빠르게 처리할 수 있도록 관리하는 것입니다. 이러한 문서 분류는 접수된 문서가 효율적으로 처리될 수 있도록 도와주며 문서 검색 시 빠르게 찾을 수 있는 구조를 제공합니다.

3. 문서 처리 절차 수립

대외문서를 접수한 후에는 그에 대한 처리 절차를 명확히 정해놓는 것이 필요합니다. 이를 위해 문서 처리 프로세스를 사전에 확정하고 각 단계별로 책임자를 지정하여 신속하게 대응할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

업무 구분	내     용
문서 접수	외부에서 접수된 문서는 자동으로 시스템에 기록되거나 담당자가 수작업으로 입력
문서 검토	접수된 문서는 관리자가 우선순위에 따라 검토 후 해당 부서에 배정
문서 처리	배정된 문서는 해당 부서에서 지정된 기한 내에 처리하며 처리 상황은 문서 관리 시스템에 업데이트
결과보고 및 보관	문서 처리가 완료되면 결과를 외부로 보고하고 해당 문서는 보관 규정에 따라 시스템에 보관

4. 보안 및 접근 제어

대외문서 관리에서 중요한 점은 보안입니다. 외부와 주고받는 문서는 민감한 정보가 포함될 수 있기 때문에 문서의 접근 권한을 적절히 설정하고 보안을 강화해야 합니다. 이를 위해 권한 기반 접근 통제(RBAC, Role-Based Access Control)를 사용하여, 문서에 접근할 수 있는 인원을 제한하고 권한이 없는 사용자는 문서에 접근할 수 없도록 합니다. 또한, 암호화를 통해 문서 자체를 보호할 수 있으며 접속 기록을 남기는 감사 추적(Audit Trail) 기능을 통해 누가 언제 문서에 접근했는지를 기록해 보안성을 강화할 수 있습니다.

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5. 문서 보관 및 폐기 규정

접수된 문서가 처리가 완료된 후에는 보관 규정에 따라 안전하게 보관해야 합니다. 문서의 보관 기간은 법적 요건에 맞추어 설정되며 정해진 기간 이후에는 안전하게 폐기하는 절차를 수립해야 합니다. 특히 전자 문서의 경우 백업을 통해 데이터 손실을 방지하고 종이 문서는 물리적 보관 장소의 보안을 유지해야 합니다.

• (전자 문서 보관) : 클라우드 저장소나 내부 서버를 통해 데이터 보관 및 백업을 정기적으로 시행
• (종이 문서 보관) : 방화 시설이 구비된 안전한 장소에 보관하며 일정 기간 후 문서를 스캔해 전자 문서화
• (문서 폐기) : 법적 요건에 맞춰 보관 기간이 지난 문서는 적법한 절차를 통해 폐기하되, 종이 문서는 파쇄하고 전자 문서는 영구 삭제하여 보안 위험을 최소화

6. 문서 관리의 자동화 및 보고 시스템

최근에는 RPA(Robotic Process Automation)와 같은 자동화 도구를 통해 문서 처리 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 이를 통해 문서 접수에서 처리, 보고까지의 과정을 자동화하여 인사 관리의 부담을 줄이고 문서 처리를 빠르고 정확하게 할 수 있습니다. 또한, 정기적인 문서 관리 보고서를 통해 현재 접수된 문서의 상태, 처리 완료 문서, 미처리 문서 등을 파악하고 이를 바탕으로 문서 관리의 효율성을 높일 수 있습니다.